TRATAMENTO E PROTEÇÃO DE DADOS

Para Registrar Sugestão/Reclamação atinente ao tratamento de dados pessoais e do exercício de direitos estabelecidos, utilize nosso email: cartorio@8rcpn.com.br.

I. Definições

Usuário
- interessado na prática dos serviços prestados pelo 8º Registro Civil e Tabelionato da Comarca da Capital - RJ;

Dados pessoais
– qualquer informação relacionada a uma pessoa que a identifique ou que usada em combinação com outras informações tratadas, identifique um indivíduo.

Tratamento de dados pessoais
– a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, comunicação, transferência, difusão ou extração de dados de pessoas físicas.

Titular de dados
– qualquer pessoa física que tenha seus dados pessoais tratados pela Entidade;

Finalidade
– razão do tratamento de dados pessoais;

Necessidade
– o tratamento de dados pessoais deve se limitar ao mínimo necessário, de acordo com o ato a ser praticado;

Consentimento
– autorização clara e objetiva do titular de dados para que o tratamento dos
dados pessoais, quando o tratamento não tiver como base legal o cumprimento de
obrigação legal ou regulatória. Esta é uma base de ampla aplicação às atividades
do Notário. Aqui não há que se falar em consentimento do titular de dados. Ela
é aplicável em todas as situações em que uma norma determina o tratamento de
dados pessoais — por exemplo, as obrigações descritas na Lei n.º 8.935/94. O
consentimento enquanto base legal da LGPD é utilizado em outros contextos
raramente aplicáveis ao universo dos Notários e Registradores.

II. Política de Privacidade

O 8º Registro Civil e Tabelionato da Comarca da Capital - RJ, com sede na rua Dr. Pereira dos Santos, 25, na Tijuca, Rio de Janeiro - RJ, CEP: 20520-170, com o objetivo de informar aos usuários, colaboradores, autoridades e demais interessados, o compromisso com a transparência, a privacidade e a segurança dos dados pessoais, bem como com todos os princípios estabelecidos pela Lei Geral de Proteção de Dados, Lei nº 13.709/2018, cria a presente Política, disponibilizando informações sobre como os dados pessoais são coletados, tratados, compartilhados e armazenados para a organização e a realização da atividade notarial e de registro.

Quando da utilização dos serviços, ficam claros e transparentes os meios e as formas das coletas e utilização das informações pessoais, aqui descritas e esmiuçadas. Todos os dados pessoais depositados nesta Serventia terão tratamento em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados, e com o Provimento nº 87 da Corregedoria da Justiça do Estado do Rio de Janeiro, publicado em 19.12.2022, além dos demais normativos aplicáveis à atividade.

Ao acessar osite da Serventia, ou seja,
www.8rcpn.com.br
ou ao solicitar presencialmente os serviços, sugere-se a leitura desta Política, para que haja a compreensão das práticas relacionadas à privacidade e à proteção de dados pessoais, adotadas pela Entidade.

A presente Política está dividida da seguinte forma:

1. Para quais finalidades o cartório trata dados pessoais dos usuários?

O tratamento de dados pessoais tem por finalidade a prestação dos serviços notariais e de registro civil das pessoas naturais.

2. Em quais hipóteses o cartório compartilha os dados pessoais com terceiros

Os dados pessoais podem ser compartilhados com operadores, tais como prestadores de serviços de hospedagem de dados, desenvolvedores desoftware, entre outros, e para o atendimento de disposições legais e normativas.

É obrigatório e não há qualquer impedimento na LGPD para tanto. A exemplo de outras respostas acima, este é mais um caso de cumprimento de obrigação legal ou regulatória, em que não cabe o consentimento do Titular de Dados.

O envio de declaração de operações consideradas suspeitas à Unidade de Inteligência Financeira-UIF, nos termos do Provimento nº 88, do CNJ-Conselho Nacional de Justiça, é um exemplo de compartilhamento de dados em cumprimento de obrigação legal.

Outro caso de compartilhamento de dados em virtude de cumprimento de dispositivo normativo a centrais do e-notariado, e da CRC – Central de Informações do Registro Civil, que têm a finalidade de modernizar a captação e o tratamento dos dados.

Existem várias outras situações de compartilhamento de dados pessoais em virtude de cumprimento de obrigação legal ou regulatória, aqui não mencionadas. O importante é frisar que o compartilhamento só é realizado se houver uma base legal que o lastreie.

3. Quais são os direitos dos titulares de dados?

O cartório assegurará aos titulares os direitos previstos na LGPD, como o direito de acesso aos dados pessoais, de forma gratuita, os pedidos podem ser feitos por e-mail, para o endereço
cartorio@8rcpn.com.br

Nem todos os direitos dos titulares previstos na LGPD são aplicáveis à atividade notarial e de registro ou podem ser exercidos absolutamente. A título de exemplo, tem-se que o direito de portabilidade não é exercível no âmbito das serventias extrajudiciais, e a retificação de dados deve observar o procedimento previsto na legislação específica.

O referido Canal Eletrônico de Atendimento terá a finalidade de prestação de esclarecimentos, recebimento de reclamações e sugestões ligadas ao tratamento de dados pessoais.

Formulários específicos serão fornecidos na sede da Serventia, quando o usuário optar pelo atendimento presencial.

A retificação de dado pessoal constante em registro e em ato notarial deverá observar o procedimento, extrajudicial ou judicial, previsto na legislação ou em norma específica.

4. Por quanto tempo os dados pessoais serão armazenados?

A inutilização e eliminação de documentos será realizada conforme a Tabela de Temporalidade de Documentos, constante do Provimento nº 50, do Conselho Nacional de Justiça, esclarecendo que o descarte será feito de forma a impedir a identificação dos dados pessoais neles contidos.

5. Quais medidas de segurança são tomadas para a proteção dos dados pessoais?

Os dados pessoais são mantidos em locais seguros, para a proteção dos dados do titular. São usadas ferramentas físicas, eletrônicas e gerenciais orientadas para a salvaguarda dos dados mantidos.

Para tanto, nos termos do Provimento no. 74/2018, do Conselho Nacional de Justiça, a Serventia implementou os seguintes padrões:

Energia estável, rede elétrica devidamente aterrada e link de comunicação de dados mínimo de 10megabits;

Endereço eletrônico (e-mail) da unidade para correspondência e acesso ao sistema Malote Digital;

Local técnico (CPD) isolado dos demais ambientes;

Local técnico com refrigeração compatível com a quantidade de equipamentos e metragem;

Unidade de alimentação ininterrupta (nobreak) compatível com os servidores instalados, com autonomia de pelo menos 30 minutos;

Dispositivo de armazenamento (storage), físico ou virtual;

Backup em nuvem;

Servidor com sistema de alta disponibilidade que permita a retomada do atendimento em até 15 minutos após eventual pane;

Impressorasscanners;

Switch para a conexão de equipamentos internos;

Roteador para controlar conexões internas e externas;

Software antivírus e antissequestro;

Firewall;

Proxy;

Banco de dados e

Colaborador treinado na operação do sistema, além da empresa contratada que presta suporte.

Também, são adotadas formas de autenticação por certificação digital nos sistemas, além de usuário e senha associados aos perfis pessoais com permissões distintas, de acordo com a função, não sendo permitido o uso de “usuários genéricos” ou o compartilhamento de senhas.

Os sistemas informatizados e a plataforma de banco de dados possuem recurso de trilha de auditoria, de maneira a se identificar o responsável pela confecção ou eventual modificação de atos, bem como a data e hora da efetivação.

As instalações lógicas e arquivos físicos estão de conformidade com o padrão de segurança constante das normas aplicáveis e são verificadas anualmente, por ocasião da realização da Correição, pela comissão da Corregedoria do TJRJ.

6. Como falar com o Encarregado pela proteção de dados do cartório para tratativas sobre privacidade e proteção de dados pessoais?

Nos termos da LGPD e do Provimento nº 87/2022, do TJRJ, a Organização nomeou RIAN DE CARVALHO MATOS como Encarregado de proteção de dados, na atuação como canal de comunicação entre o controlador, os titulares de dados, a Corregedoria da Justiça do RJ e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

O contato pode ser feito através do Canal Eletrônico de Atendimento, e-mail
cartorio@8rcpn.com.br
,ou, ainda, por meio dos telefones de contato da Serventia.

7. Incidente de segurança dos dados

Em caso de incidente de segurança que envolva dados pessoais, as medidas técnicas e de segurança serão tomadas em conformidade com a natureza e a extensão dos riscos envolvidos, e, caso haja a constatação de risco ou dano relevante, as comunicações devidas serão feitas nos termos da LGPD e do Provimento nº 87/2022, do TJRJ.

8. O que são cookiese outras tecnologias correlatas?

São arquivos de texto baixados em dispositivo do usuário, quando este visita site. Tal operação possibilita que a página dainternetreconheça o dispositivo.

Adicionalmente, o termocookiedescreve uma série de tecnologias, quais sejam:

pixel tags(imagens gráficas transparentes colocadas em uma página daWebou em um e-mail para indicar que foram visualizados),

identificadores de dispositivo móvel, e

armazenamentoWeb
- usado em softwares do computador ou em dispositivos móveis.

Nesta Política, o termocookieé utilizado para abranger todas as tecnologias supracitadas.

Outrossim, são disponibilizados todos os detalhes sobre tais tecnologias, de modo a possibilitar que cada usuário faça escolhas conscientes sobre as configurações decookies..

Ocookiestêm várias finalidades, dentre as quais destacam-se:

propiciar uma navegação mais eficiente entre diferentes páginas;

lembrar preferências do usuário;

melhorar a experiência do usuário; e

auxiliar a seleção dos anúncios disponibilizados ao usuário, considerando os seus interesses e preferências.

9. Como o cartório usa cookies?

A Organização, ou os provedores de serviços que atuam em nosso nome, poderão usar os tipos de cookies identificados abaixo, a saber:

10. Como gerenciar suas preferências de cookies do navegador

O usuário pode retirar ou alterar o seu consentimento sobre o uso decookiesa qualquer momento, conforme determina o art. 8º da LGPD (Lei 13.709/18). Para tal, deve-se utilizar as configurações do navegador daWebpara as opções: aceitar, recusar ou excluir.

Caso o usuário exclua ou recuse oscookies, poderá ficar impedido de utilizar todas as funcionalidades dositedo cartório, e tampouco armazenar suas preferências. Adicionalmente, poderá ter dificuldades na navegação.

12. Banner afixado na sede da serventia